ניהול משמרות עכשיו: איך תעמדו ביעדים?

בניית סידור עבודה בארגונים גדולים מבוססי משמרות, לפעמים 24/7, מאתגרת גם בשגרה. כיום גמישות היא עדיין שם המשחק, אבל זו שעת המבחן של הצוותים הניהוליים בכל מה שקשור לשיבוץ משמרות. אפשר לחוש את זה בכל הדרגים, ממשאבי אנוש, דרך מנהלי משמרות בשטח ועד ל-CFO,  מנהלי מש”א ולמנכ”לים: בבת אחת עלינו כמה רמות קושי במשחק, בלי שום התראה מוקדמת. וכדי לנצח – אנחנו זקוקים לכלים חדשים, להשתדרג. 

במסגרת העבודה שלנו ב”משמרות” אנחנו יוצרים מדי יום פתרונות חדשים לניהול כוח אדם וסידורי עבודה. ואנחנו יודעים שהדאגה לרווחת העובדים כיום גדולה מאי פעם. גם אם אפשר לקוות, בזהירות, שהסגרים מאחורינו, אנחנו עדיין מתמודדים עם חששות לבריאות הפיזית והנפשית של עצמנו ושל הקרובים לנו. הציפייה לחזרה מהירה לשגרה, במיוחד בארגונים גדולים, מייצרת לחץ הולך וגובר. כשהמציאות מתשנה תדיר, העומס של נותני השירות במגוון סקטורים גדל. וכדי שהם יוכלו לגלות אמפתיה, לתפקד בצורה הטובה ביותר ואפילו להצטיין, הארגון חייב להתנהל ביעילות. 

פיתוח מערכת תכנון ייחודית לכל ארגון והטמעה מהירה שלה הן אחת הדרכים הבטוחות שלנו להקל על העומס במגזרים שונים. אנחנו משתמשים באלגוריתם בינה מלאכותית (AI) כדי שתוכלו להכין סידור עבודה באופן אוטומטי וחכם. אפשר להזין נתונים בקלות גם באפליקציה, ולתת למערכת להיענות לבקשות עובדים, לזהות התראות על חריגות מחוקי עבודה ודפוסי עומס. בעזרתה תקבלו תמונה מלאה בזמן אמת ותוכלו לתגבר משמרת ברגע הנכון, לדעת מי העובדים המצטיינים ולתגמל בהתאם, וגם לאפשר לעובדות ולעובדים לבצע חילופים באופן עצמאי. 

השינויים בהרגלי הצריכה עברו להילוך מהיר ובלתי צפוי. גופי אבטחה וביטחון נדרשים לעמוד בארגון מחדש מהרגע להרגע בהתאם לשינויי הנחיות ומדיניות. כמותם, גם בתחומי התעשייה והקמעונאות צריך להפגין כושר אלתור ניהולי. כאן יש מעבר גורף לקניות בדיגיטל, שם הצורך בפגישה פנים אל פנים, גם אם מאחורי מסכה, הוא חיוני. אנחנו חייבים להמשיך לעמוד בקצב. 

לשם כך אנחנו שמחים להכיר לכם כמה מהמודולים הייעודיים שלנו. הם הולכים יד ביד עם שיטות עבודה שיאפשרו לכם ולצוותים שלכם להמשיך לעמוד ביעדים:

כלים ניהוליים חיוניים לכל ארגון

השוואת תכנון מול ביצוע בזמן אמת: כדי לתת לארגונים כלים מנצחים המודולים שלנו מאפשרים קליטת נתוני נוכחות והשוואת תכנון מול ביצוע בפועל בדשבורד זמן-אמת. הוא מתריע על חריגות, מציף פערים, ובעזרתו אתם יכולים לנתח גם רטרואקטיבית כמות של איחורים, חיסורים והופעות לא מתוכננות בכל מחלקה, צוות ואפילו לראות רזולוציות ברמת העובד או העובדת באופן מהיר וברור, לתת מענה, לטפל ולהתייעל.

טיוב שעות נוכחות: כשזה נוגע למשכורות המערכת מספקת טיוב שעות נוכחות ואישור לשכר שנותן למנהלים כלי אוטומטי מדויק שחוסך זמן. מערכת משמרות משווה את שעות העבודה בפועל לשעות המתוכננות בסידור העבודה וקובעת אוטומטית מה מאושר לשכר על ידי סט חוקים והדגשת החריגות. השעות עוברות באופן קל ומהיר כנתוני נוכחות מאושרים לתשלום לשכר.  

מודול קיטום שעות: מוודא שעובדים ייכנסו למשמרת בצורה מדויקת, ולא לפני שעת ההתחלה המתוכננת שלהם ולא יסיימו אחרי שעת הסיום המתוכננת שלהם. הערך המצטבר שלו עשוי לחסוך מיליוני שקלים בשנה בארגונים גדולים. 

מערכות לניהול ושיבוץ משמרות – מותאמת לכל מגזר

בלב העשייה החדשה, בין הארגון ללקוחותיו ניצבים העובדים שלנו. הם צריכים להמשיך ולעשות את מה שהם יודעים לעשות הכי טוב. לתת שירות, להיות קשובים, להיות יעילים. אנחנו חייבים לספק להם את התנאים המיטביים כדי לתפקד, לתכנן במצב בלתי ניתן לתכנון. איך עושים את זה, כשאי אפשר לדעת מה האתגר הבא? איך מתכננים כשימי מחלה או בידוד הפכו לשגרה החדשה? מתוך הקשבה לצרכי העובדים ולמצב המתפתח בשטח, מנהלים משמרות ומתכננים אותן עם כלים שיאפשרו מרווח תמרון וחיזוי גדולים ומהירים ככל הניתן. 

כדי להתאים את הכלים והמערכות המתקדמות שלנו לצרכים שלכם, אנחנו מקשיבים לדיווחים שלכם בכל מגזר. כשם שבמערכת הבריאות אנחנו תומכים על ידי פתיחת מחלקות קורונה ועבודה בקפסולות, אנחנו בונים כלים מותאמים אישית לכל ארגון שנעזר בשירותים שלנו במגוון סקטורים. אנחנו מסתמכים על התובנות שלכם מעכשיו, ועל הידע והניסיון שלנו מליווי של מאות ארגונים במשך השנים במגזרים שונים, ביניהם מוקדים טלפוניים, תעשייה, ביטחון, קמעונאות ועוד. מגוון הכלים החכמים שכבר פיתחנו עומדים לרשותכם, עם מודולים בהתאמה אישית כדי לענות על כל צורך שעולה:

תומכים במוקדים טלפוניים

מודול ניהול משמרות: המודול הייעודי מאפשר לאחמ”שים במוקדים לנהל משמרת תוך כדי ניטור כניסה ויציאה של עובדים ממשמרת, כמות העובדים מכל צוות ומכל הכשרה (SKILL), בכל רגע נתון. באמצעותו, הארגונים שעובדים איתנו, כמו ביטוח ישיר, עומדים ב-SLA הארגוני ומונעים בעיות איוש. המודול מאפשר ניטור בזמן אמת של איחורים, היעדרויות, הערות משמעת ועוד, כך שברגע שהאיחור ה-X+1 מתבצע גם העובד וגם המנהל מקבלים עדכון, ואפשר לטפל ולהשתפר בזמן-אמת. כל הנתונים נגישים לניתוח בכל טווח תאריכים, חודשי, רבעוני, שנתי וכו’, בכל רזולוציה שתרצו – ברמת העובד, הצוות והמוקד כולו. 

מודול ניהול הפסקות: מאפשר לאחמ”שים במוקד לנהל יציאות להפסקות על פי חוקים והגבולות שמגדירה ההנהלה בהתאם לצרכי הארגון, מכמות העובדים מכל הכשרה (SKILL) / צוות / תפקיד שיכולים לצאת במקביל, כמות הפסקות שרשאים לקחת, אורך ההפסקות הניתנות בהתאם לכמות שעות העבודה ועוד. מודול זה מאפשר לאחמ”שים לנתב את ההפסקות בהתאם לעומס העבודה במוקד ולעכב אותן במידת הצורך, וכן להודיע לעובדים באופן אוטומטי (SMS, דוא”ל וכו’) ברגע שמגיע הזמן של העובד לצאת/לחזור מהפסקה.

ממקסמים מכירות במגזר הקמעונאות

מודול ניהול שכר עבודה: מאפשר להגדיר יעד שכר עבודה לכל חנות בהתאם לפדיון הצפוי בה בכל שבוע. המודול שפיתחנו מתוך ניסיון עם חברות קמעונאות מהגדולות במשק מסייע למנהל סידור העבודה במניעת חריגות בעלות שכר העבודה המורשית. 

מודול אופטימיזציית מכירות: משבץ עובדות ועובדים חזקים שעובדים מצוין באופן עצמאי או יחד כצוות במשמרות בהן צפויים “פיקים” של לקוחות, כדי למקסם מכירות.

מסדרים את ניהול השיבוצים במפעלים

מודול רגולציית דיני עבודה ומנוחה: מסייע לכם לוודא בקלות שכלל שיבוצי העובדים עומדים בדיני העבודה והמנוחה שהארגון מגדיר, כשם שכבר מיישמים אותו במפעלי שטראוס, נטפים ,פלסאון ורבים נוספים.

מודול רוטציות/סבבים: מאפשר למפעלים שעובדים ברוטציה/סבב (לדוגמה שבוע עבודה בוקר, שבוע צהריים, שבוע לילה) לנהל את השיבוצים בצורה נוחה וקלה יותר מאי פעם, ולפתור את הבלת”מים במהירות ובחוכמה.

מבטיחים ומקיימים סדר ונוחות בחברות ביטחון ואבטחה

מודול איזון מתקנים: ייעודי לגופים ביטחוניים שמעוניינים לשמור על איזון בשיבוץ עובדים בין המתקנים השונים.  נמצא בשימוש לצד המודולים הנוספים אצל Electra Security, אל- על וגופים ביטחוניים נוספים שלא נוכל לציין את שמם מסיבות מובנות. 

מודול שיוך שעות עבודה ללקוח וייצוא למערכת שכר: מאפשר לארגון האבטחה לנהל לקוחות/אתרים/עמדות ולשייך את שיבוצי העובדים ללקוח, אתר או מתקן, ולייצא אותם למערכת השכר. כך ניתן לדעת במהירות ובדיוק מה העלויות בכל פרויקט וכן לחייב את הלקוחות בהתאם. הייצוא לשכר מתממשק למערכות עולם האבטחה ביניהן שומרית,  י.ל.מ., הר-גל, חילן ועוד.

מודול ניהול נשקים: מספק מעקב אחר הנשק שבו עשה שימוש כל איש צוות בכל משמרת.

מספקים פתרונות ביום יום, ובנסיבות מיוחדות

אתם רוצים לאפשר לעובדים לעבוד מהבית, ואנחנו מספקים מערכת ניהול משמרות עם חיווי בזמן אמת ומערכת חיזוי (Forecast). כך תוכלו לבנות סידורי עבודה, לעדכן מצבות כוח אדם ולנהל את המשמרת עצמה מסביב לשעון – כאילו שכולכם הייתם באותו חדר ולא בשיחות זום כל היום והלילה. אתם רוצים לוודא שהעובדים שלכם שומרים על הבריאות הפיזית והנפשית, ואנחנו יודעים להוסיף מודולים למערכות שלכם שיבנו משמרות בקפסולות. בעזרתן מתאפשר בידוד מינימלי לצוותים במקרה של חשיפה לחולה. כל אלו בהתאמה מלאה להנחיות של משרד הבריאות, גם כשאלו משתנות מדי יום. 

אתם צריכים לעמוד ביעדים חדשים ומהר, אנחנו מתממשקים למערכות בתוך הארגון ומאפשרים לכם לעבוד ביעילות גדולה יותר, תוך שעות ספורות. אתם חייבים ללמד את העובדים שלכם לשחות במים חדשים ומאתגרים כל יום, אנחנו יודעים לספק לכם את התמונה המלאה, כדי שתמשיכו ותחזקו את העובדים שלכם. ככל שהכלים הארגוניים שלרשותכם יעזרו לכם לענות על הצרכים שלהם, האמון ביניכם יתחזק אפילו יותר, ואיתו היעילות.