ניהול כח אדם בבתי חולים לא חייב להיות סיפור מסובך: סיפור המקרה של בית החולים איכילוב

אם חשבתם שעבודה בבית חולים היא מאתגרת ומורכבת, העבודה מאחורי הקלעים בניהול כוח האדם של ארגון כל-כך גדול ומסועף – מאתגרת לא פחות. נעמה קורן, ראש תחום נוכחות וקדם שכר של איכילוב, מספרת על העבודה עם משמרות.קום

צוותים, דרגים, סקטורים, מחלקות, אוכלוסיות – ארגון כמו בית חולים נחשב לאתגר הגדול ביותר עבור מנהלות ומנהלי שיבוץ עובדים. מגבלות ואילוצים רבים כרוכים בשיבוץ של תורנויות וכוננויות של הצוותים הרפואיים של בית החולים, ונדרשת התאמה של לוח המשמרות לכל אחת ואחד מהם. בעבר, נעשו השיבוצים ידנית בעזרת רשימות, אינספור שיחות טלפון, הודעות ואקסלים. היום, בית החולים משתמש במערכת משמרות.קום כדי לסנכרן את כלל פעילות השיבוצים של עובדות ועובדי בית החולים למשמרות. והתוצאה? מדברת בעד עצמה. 

״הדבר שהיה הכי משמעותי עבורנו במעבר למערכת משמרות.קום הוא התהליך שעשינו לשיבוץ של כוננויות ותורנויות. יחד עם הצוות של משמרות, בנינו ממשק המאפשר לנו לייצא מדי חודש את כל האילוצים והמגבלות ומסייע לנו לשבץ עובדים בצורה אוטומטית. הנתונים נאספים לאורך החודש במערכת נוכחות המעבדת לאחר מכן גם את השכר. התהליך פתר לנו המון הקלדות ידניות ואי התאמות שנוצרו כתוצאה משינויי שיבוצים של רופאים. תשלום המשכורות היום יותר מדויק ובנוסף גם חסכנו בין 3-4 ימי עבודה של הקלדות ידניות, שיש בהן סיכוי גדול יותר לטעויות ופספוסים״, מספרת נעמה. 

חריגות מדווחות בזמן אמת: שקיפות מלאה מול ההנהלה

במסגרת תהליך העבודה עם איכילוב, נעשה שימוש במודול ייחודי המאפשר דיווח על חריגות בזמן אמת. ״הנהלת בית החולים הגדירה חריגות ספציפיות הקשורות לענייני שכר והמודול שבנינו יודע לדווח עליהן להנהלה בכדי לקבל את האישור שלה. בדיווח אפשר לראות איזה חוק הופר וההנהלה יכולה לאשר או לסרב לחריגה בהתאם לשיקול הדעת שלה״, מסביר איתי אמטו, בעלים ומנכ״ל של משמרות.קום. ״גם כשעושים שינויים, תמיד אפשר להיכנס ולתחקר מה אושר בעבר, מי אישר ולמה. זה מאפשר ליצור נהלים. בנוסף, כל בקשה לעדכון שמהווה חריגה מייצרת שיח בריא ושקוף עם ההנהלה, בה המשבצים מקבלים את הבמה הראויה והמהירה להסביר למה צריך לאשר משהו לא סטנדרטי״. 

הרבה מחלקות, מערכת אחת: השינוי הגדול של איכילוב

כדי לבנות סידור משמרות חודשי למחלקות השונות של בית החולים, נאלצו בעבר באיכילוב לעבוד קשה. ״כל מחלקה שהייתה צריכה יועץ ממחלקה אחרת, הייתה צריכה להיכנס ידנית ולחפש יועץ שמשובץ בסידור העבודה. זה מאוד העמיס וגרם לעבודה מסורבלת ולא נכונה. הפלוס הגדול מאז המעבר למערכת של משמרות.קום הוא שבנינו מצבת כוח אדם של שיבוץ כוננים תורנים לכל בית החולים. המערכת מחוברת בכל המחשבים של בית החולים ובכל רגע נתון אפשר לאתר מי תורן ומי כונן בכל אחת מהמחלקות ומכל אחד מהמחשבים. זה פתר לנו פניות מרובות למחלקת הבקרה״, מסבירה נעמה.

אם בעבר היה מגיע לבית החולים מטופל משולב שהוא גם פנימאי וגם כירורגי למשל, המחלקות שהיו זקוקות לייעוץ של תורן עבור מטופל שכזה היו צריכות להתקשר לכל מחלקה בנפרד. היום יש אפשרות להיכנס למצבת כוננים תורנים במערכת משמרות.קום, לראות מי משובץ לכל מחלקה ומה הטלפון שלו וליצור איתו קשר ישירות, ללא תיווך של מחלקת הבקרה. ״היום אנחנו כבר לא צריכים להתקשר למוקד, הכל נגיש עבור הרופאים ומאוד אינטואיטיבי״. 

״הצוות מאוד מקצועי. נתנו המון תשומת לב״

חלק בלתי נפרד מחוויית השימוש במערכת של משמרות.קום הוא מערך השירות והתמיכה העומד לרשות החברות והארגונים. ״הצוות מאוד מקצועי, עבדנו על פיתוח חדש של התראות, חסימות והגבלות לצוות הסיעוד בסידור העבודה. עינב ורווית מצוות השירותים המקצועיים של משמרות נכנסו לתהליך ונתנו המון תשומת לב, הן קידמו את זה במהירות ועשו לנו התאמות. כל שבוע היינו עושות פגישה לעבור על התקדמות והתפתחות הפרויקט. כתבנו ביחד את האפיון והן עשו עבודה נהדרת״, מספרת נעמה. 

“המודול הזה נבנה על בסיס התפיסה שכל ארגון יוכל להגדיר לעצמו אילו חוקים הוא רוצה שיעברו אישור ומתי מקבלים דיווח מהמערכת על חריגות. אפשר להתאים את התהליך לכל ארגון ולכל הדרישות הרגולטוריות במידה ויש כאלו״, מסכם איתי. 

זכות גדולה לעבוד עם הצוות המסור והמקצועי של בית החולים איכילוב ולסייע לצוותי הרפואה בעבודת הקודש שהם עושים. 

אם גם אתם רוצים לבחון את יתרונות המערכת של משמרות.קום, מוזמנים ליצור איתנו קשר כאן >> יצירת קשר