אם לא תכוון איך תדע שהגעת?
“כל היום אני רץ ממשימה למשימה ולא מספיק כלום”
רובנו לויאליים לתפקיד ולמקום העבודה ועובדים לא מעט שעות ובכל זאת נשאבים לטיפול במשימות שוטפות וכיבוי שרפות (כן..הכל דחוף).
ואז בסוף שנה או ברגעים החמקמקים לפני שאנחנו קורסים לשינה ,מגלים שלא קידמנו משמעותית את היעדים אליהם כיוונו. או גרוע יותר, לא הספקנו אפילו לחשוב על יעדים ואנחנו פשוט רצים (במקום).
תחושת התסכול מכך, שלא התקדמנו ולא קידמנו את התחום עליו אנחנו אמונים גורמת לנו לחוסר סיפוק ולעיתים גם לחוסר שביעות מתפקודנו – בסופו של דבר אנו נמדדים ע”פ קידום הנושאים , שבאחריותנו. ה”שוטף” מובן מאליו ולא מדיד.
סביר להניח שאין לכם זמן להקדיש להגדרת יעדים והכנת תכנית עבודה .
התשובה היא – תמצאו זמן
ישנם 2 יעדים עיקריים :
יעד אישי שלכם – קידום/לימוד תחום מסויים וכו’
יעדי הארגון הנמצאים באחריותכם.
כשאנחנו לא מגדירים יעדים – נתבוסס במקום או נגיע למקום כלשהו , שייקבע ע”י הנסיבות או ע”י גורמים אחרים – לאו דווקא לטובת העניין או לטובתנו.
כאשר אנחנו מגדירים את היעד – אנחנו מכוונים למקום אליו אנחנו רוצים/צריכים להגיע וסביר להניח , שאם נפעל לפי התכנון נגיע או נתקרב ליעד.
על פניו , נראה שהתכנון מגביל , כובל ומחייב אותנו . בפועל – תכנון נכון ועבודה לפי תכנית – מקנים לנו חופש , בדומה לרישום ביומן – כשהכל רשום וסדור אנו מקלים על העומס המנטלי.
תכנון, הצבת יעדים מדידים , פירוק היעדים לפעולות המוגדרות בכמות ובזמן.
בין אם אתה מנהל מחלקה בארגון או מנהל את הארגון כולו , תכנית עבודה שנתית מהווה בסיס לקידום אישי וארגוני, להשגת מטרות ולבדיקת כשלים אישיים וארגוניים.
כל תוכנית עבודה מתחילה בהגדרת החזון והיעדים לסוף השנה ולשנים הקרובות – תהליך זה כשלעצמו תורם תרומה אדירה – פסק זמן לחשיבה , סיעור מוחות , כיוונון מחדש, התחדשות.
התוכנית הארגונית מורכבת ממשימות (עם ציון שם האחראי) ויעדים על ציר הזמן , של כל מחלקה – כאשר מפרקים את היעדים למשימות פתאום מגלים שהיעד בר ביצוע ולא בלתי מושג.
בקרה – אחת לחודש או לרבעון יש לבצע בקרה של המשימות והיעדים התקופתיים – בדיקה מה בוצע מה לא בוצע מדוע ומה התיקון.
כשיש תכנית סדורה מתוחמת בלו”ז ומבוקרת תקופתית ,אנו מחויבים לדרך ומשום כך לתוצאות. כאשר אנו מזהים כשלים יש לנו אפשרות לנתח , להסיק מסקנות ולתקן בזמן.
שלבי הכנת תוכנית עבודה:
- הגדרת מטרות – הגדרה כללית הנגזרת מחזון הארגון .
- הנחות עבודה – עליהן מתבססת התחזית
- יעדים ספציפיים מדידים– מוגדרים בכמות ובזמן
- גזירת הפעולות הנדרשות על מנת להגיע ליעדים
- לו”ז – הגדרת לו”ז לכל הפעילויות , על ציר הזמן
תכנון ובקרה , הינם כלי מדיד ואפקטיבי לקידום מטרות . הערך המוסף שלהם בא לידי ביטוי בשקט הנפשי שלנו כמנהלים –המטרות ידועות ,יש דרך , יש סדר ואנו נאלצים להתעלות מעל העיסוקים השוטפים ולטפל במטרות העל.
קל לנו למדוד את ביצועי הכפיפים לנו ולבקר אותם , תוך כדי תנועה ולא פחות חשוב – נוצרת שותפות לעשייה , בין כל גורמי הארגון.
כתבה : מאירה איצקוביץ’
