התנהלות בתי חולים בחירום ובשגרה – איך עושים את זה נכון

בין דיבורים על גל ראשון לגל שני, גם אחרי שהקורונה תהיה מאחורינו, יהיה הרבה מה ללמוד על ההתנהלות שלנו כחברה. אנחנו רגילים למצבי חירום ביטחוניים, אבל הפעם התמודדנו עם מצב חירום בריאותי. קל להעריך ולמחוא כפיים מהמרפסות למאמץ האישי שעושים כל אחד ואחת מאנשי מערכת הבריאות, שניצבים בחוד החנית בזמן שמדינה שלמה נכנסה להסגר. אבל מאחורי הקלעים נעשה מאמץ לוגיסטי אדיר ופחות מדובר. 

מה עושים אם רופאה או אח שהיו במגע עם חולה קורונה מאומת מראים תסמינים? איך בונים סידור עבודה ומוודאים שיש מי שיגיע למשמרת מחר, אם מחלקה שלמה נכנסת לבידוד מעכשיו לעכשיו וצריך להחליף את כל הצוות בבת אחת?  

אנשי מערכת הבריאות התמודדו ומתמודדים עם אתגר בניהול משמרות כוח האדם של הצוותים הרפואיים. מיצירת סידור עבודה ועד ניהול משמרת,  היה צורך בהתאמות פתאומיות ולא צפויות. כשותפים של משרד הבריאות, רתמנו את מערכת ניהול סידור העבודה הדיגיטלית של משמרות למאמץ. בעזרתה סייענו לניהול שיבוץ צוותי קורונה ביותר מ-20 בתי חולים ביניהם שיבא, איכילוב, וולפסון, ברזילי, הלל יפה, פוריה, אסותא אשדוד, מעיני הישועה ובני ציון.

את ההשפעה של התפרצות הקורונה על שוק העבודה ועל הכלכלה העולמית עוד נצטרך לגלות. אבל מההיערכות התפעולית המהירה של הצוותים הרפואיים ברחבי הארץ כבר אפשר ללמוד. לפעמים נראה היה ששינויים מתרחשים מדי שעה, בזמן שצריך להמשיך ולהעניק טיפול. 

מערכת חכמה ששינתה ארגון של אלפי עובדים – תוך יום

מהירות, גמישות ויעילות היו המטרות המיידיות. הצוותים כמו שהכרנו אותם התפרקו והשעות השתנו. סיפקנו פתרון באמצעות מערכת משמרות להטמעה מהירה של שינויים בשיטות השיבוץ, הדיווח והתפעול כדי לספק תמונת מצב מלאה, ויותר מכך – עדכנית.

אם התיאור מזכיר חמ"ל, זה לא מקרי. התחושה בזמן ימי הקורונה הייתה של התנהלות מבצעית, וכדי לצאת למבצע, להשיג את המטרה ולחזור בשלום – כלי העזר שלך חייבים להיות מצוחצחים ולעבוד. במקרה הזה, הכלים הם יכולות תכנון על פי מדד עומס עבודה על-בסיס תפוסת מיטות וכמויות כוח האדם המתוכננות, שינוי שיטת המשמרות לקפסולות, הגדרת רוטציות קבועות, פתיחת מחלקות קורונה, שינוי המשמרות, שיתוף ידע עם בתי החולים, השוואת נתוני התכנון לנתוני הנוכחות בזמן אמת ועוד.

הוספנו פיצ'רים והנגשנו אפשרויות להוצאת סידורי עבודה ברגע, ודוחות שמציגים עמידה בתמהיל העובדים הנדרש לצורך מתן שירות רופאי ראוי בכל צוות. אלו מאפשרים תגובה מהירה ומיידת של מנהלי מחלקות, מנהלי סיעוד,  מנהלי מעבדות ומנהלי מערך הדימות. מחלקות בית החולים היו צריכות להמשיך לתפקד כך שהמטופלים יקבלו שירות מלא ככל הניתן. הדרישה שהגיעה מהן  הייתה ברורה ודרשה שינוי ארגוני בהיקף נרחב: חייבים לשנות את מבנה סידורי העבודה. העדכון היה הכרחי כדי למנוע הדבקות המוניות של צוותים ומחלקות שלמות שנסגרות בגלל שלא יהיה מי שיאייש אותן.

אחד הצרכים המיידיים היו לרווח משמרות ולהרכיב אותן מקבוצות קטנות. צוות השירותים המקצועיים שלנו עמד לשירותם של בתי החולים ועשה עבורם את המעבר למודל של משמרות של 12 שעות עבודה, (לעומת המודל הרגיל של 8 שעות עבודה). גם כמות המשמרות השבועית ירדה לארבע, בהתאם למדיניות בבתי החולים השונים. העבודה עצמה נעשתה בקפסולות וברוטציה, על ידי צוותים קבועים בימים ובמשמרות מסוימים, כך שכל צוות לא פוגש את האחרים, ומונע חשיפה לנגיף. כל אלו הוגדרו במהירות במערכת שלנו כדי לתת מענה אוטומטי ואופטימלי לצוותים הרפואיים, כדי שהם יהיו פנויים לטפל במטופלים, וכדי לחסוך לבית החולים כסף ומשאבים יקרים.

בנוסף, יישמנו מודול של תמונת מצב בזמן אמת (תכנון מול ביצוע), שמציף חריגות בשל איחורים, חיסורים או יציאה מוקדמת, כדי לתת להנהלה תמונה מדויקת, בזמן אמת, לגבי כוח האדם של בית החולים בכל רגע נתון, מול התכנון והעומס בכל מחלקה.
כל בית חולים ומחלקה שעבדו איתנו הטמיעו תוך שעות ספורות כלים ממערכת משמרות – והתחילו להשתמש בהם, תוך עמידה בתנאים ובתקנים מחמירים של אבטחת המידע כנדרש ממערכות הבריאות בארץ.

פתיחת מחלקות קורונה ומדד עומס עבודה בזמן אמת

כשכלי התקשורת סיפרו על פתיחת מחלקות ייעודיות לחולי קורונה היה אפשר לחשוב שמדובר במחלקות מאוד קטנות ומאולתרות. ההפך הוא הנכון. בפועל מדובר בפתיחה של מחלקות גדולות, שהתאפשרה בזכות מהפכה זריזה ומיידית ושינוי בקנה מידה רחב במבנה של כל בית החולים. עם התמיכה של מערכת משמרות אפשר לשנות שיבוץ לאלפי עובדים ולפעול לפי סידור עבודה חדש וייעודי, כשמחלקה ענקית מוקמת בן לילה מאפס. המערכת מספקת תמונה מלאה לגבי העובדים בכל המחלקות, כל הזמן.

לצד פתיחת המחלקות והצגת נתוני תכנון מול ביצוע, הוספנו עוד מודולים שנכנסו לשימוש תוך שעות ספורות:

מדד עומס עבודה בזמן אמת: ייצרנו מודול ייחודי למערכת משמרות שמציג תפוסת מיטות, בידוד, מונשמים, קבלות ושחרורים מול מצבת אנשי הצוות בכל מחלקה, בכל רגע. הוא מקל על העברה ממשמרת למשמרת, כולל הערות.

ניהול מצבת כוח האדם מעכשיו לעכשיו: דאגנו לניהול שעות נוספות, כולל שינוע ממחלקה למחלקה כדי למנוע עודפים. הוספנו הגדרת עובדים בבידוד, לצד הצגה עדכנית של תקן מול איוש, בעזרת דשבורד שמציג את מצב התכנון מול הביצוע במהלך המשמרת, כדי לזהות מייד מתי עולה צורך בגיבוי.

דוחות ושכר: המודולים שלנו מאפשרים לבצע ייצוא נתוני נוכחות מטויבים לשכר עבור הסיעוד והוצאה לשכר של כוננויות ותורנויות בלחיצת כפתור עבור הרופאים. ניתן לבנות דוחות של תמהיל, שעות עבודה ותקינות שעות עודפות שעוזרים לניהול מחלקות הסיעוד, כולל חיבור לנוכחות ואפשרות להשוואה והעברה לשכר, בלי לבזבז זמן ותוך מניעת טעויות אנוש.

גם עכשיו כשחוזרים לשגרה בהדרגה מצד אחד, אבל עדיין עוקבים אחרי קצב ההדבקות מצד שני, אנחנו נענים לפניות מהצוותים הניהוליים בשטח, ומספקים עדכונים לדוחות ולניהול המשמרות. גם כשמחלקות הקורונה בבתי החולים מתחילות להיסגר, זה עוד שינוי שצריך להיערך אליו. בזמן שהעומס יורד במחלקה אחת, הוא עולה במחלקות אחרות, למשל של ניתוחים וטיפולים אלקטיביים, כדי למלא את הפער שפתחו בזמן שהושבתו כמעט לגמרי.

אתם שעובדים בבתי החולים ובמרפאות תהיו מוכנים למקרה של עלייה חוזרת במספר החולים חלילה, או לכל מצב בלתי שגרתי אחר. אנחנו נמשיך ללוות אתכם ולספק כלים להתמודדות עם כל שינוי, צפוי או מפתיע.

התחל לשבץ חכם כבר היום

התחל את המהפיכה הארגונית שלך. שיבוץ חכם, פשוט ושמתאים לך בדיוק.